[沖縄]緊急度・重要度でツール使い分けて|読んで学ぶ! コミュニケーション⑩|fun okinawa~ほーむぷらざ~

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2022年2月17日更新

[沖縄]緊急度・重要度でツール使い分けて|読んで学ぶ! コミュニケーション⑩

目的に応じた「電話」「対面」「メール」の使い分け方について、専門家のあらかき咲美さんが伝えます。文・あらかき咲十美(印象美人コンサルタント)

緊急度・重要度でツール使い分けて

皆さんは、「電話」「対面」「メール(SNSなど)」の使い分けを意識していますか? 今回は、これらを上手に活用するための基本的なポイントをお伝えします。

三つの違いは、「電話や対面」は相手とダイレクトにやりとりするため返事が早い、「メール(SNSなど)」は時差が生じる場合がある、という点。そのため、「緊急度が高いか低いか」「重要度が高いか低いか」で選ぶツールが変わります。緊急で連絡が必要なら「電話」、重要度が高く相談や企画の提案など直接話した方が良い場合は「対面」、緊急性や重要度が低い連絡や報告、また文字として書き残していたほうが良い内容などは「メール」、という具合です。例えば、電話で急ぎアポイントメントを取った後に、念のためメールでごあいさつがてら約束の日時をお送りすることも良いでしょう。電話をかけるほど急ぎではないけれど早めに読んでほしいメールは、「重要なお知らせ」「日程変更のお願い」など、件名を読んだだけで今、開封する必要があると伝わる言葉を選びましょう。

意識したいのは「目的」と「所要時間」。込み入った話なら、多少時間はかかっても目的をしっかり伝え、対面で話すのがお勧め。メールなら、一つのメールに対して要件は一つ。複数入れると相手が理解しづらくなるからです。「相手と自分の大切な時間を使っている」ということを忘れずに!





執筆者
あらかき・さとみ/印象とコミュニケーションの専門家。理論と実践で、「気付きを学びに変える力」「聴く・伝える力」を育てるトレーニングやコーチングを行う。県内の企業で人材育成研修の講師も務める。

■問い合わせ/090・9789・7899
 

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「読んで学ぶ! コミュニケーション」のバックナンバーはこちらから
 
『週刊ほ〜むぷらざ』読んで学ぶ! コミュニケーション⑩
第1802号 2022年2月17日掲載

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