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2020年4月16日更新

[続・働き方ラボ]在宅勤務のコミュニケーション|仕事を見える化し共有

文・比嘉華奈江[12]
新型コロナウイルスがパンデミック(世界的流行)を引き起こす中、私たちのこれまでの習慣や常識、当たり前にしてきたことを見直さざるを得ない状態となっているのではないだろうか。

チームで働き方を共有
メールやエクセルなどで、チームメンバーとその日の働き方を共有する。どこでどの業務をどのくらいの時間をかけて行っているかを明らかにすることで、コミュニケーションは格段に取りやすくなる。

仕事を見える化し共有

新型コロナウイルスがパンデミック(世界的流行)を引き起こす中、私たちのこれまでの習慣や常識、当たり前にしてきたことを見直さざるを得ない状態となっているのではないだろうか。「そもそもこれは必要か?」など根本を問う視点だ。

大変な時期ではあるが、働き方を変えるチャンスであることは間違いない。いや、正しくは、チャンスに変えるか否かは、組織次第だ。今、多くの職場では、普段と違う経験を迫られ、これまででは考えつかない発想が生まれていることも多いはずだ。

例えば医療の現場では、感染拡大防止のためオンライン診断をしたり、学校では卒業式や入学式のあり方を「短縮して最小限に」と見直されたり、これを機に在宅勤務やテレワークをスタートしたり。そもそも営業やサービスのあり方を含め、やり方や方法を見直さざるを得ない職場も多々あるのではないかと思う。

一時的な対処としてトライしているものも多いだろうが、大事なポイントは、「通常に戻っても継続していきたいことはあるか」「業務をこれを機にガラッと変えた方が良いのではないか」ということがきちんと話し合われているかどうかだ。

スピード感優先でトップダウンで始めた新しい働き方の取り組みかもしれないが、それだけで終わりにせず、社員の意見をぜひ聞いて、これを機に働き方改革を継続してほしい。


朝、仕事内容を共有

例えばテレワークや在宅勤務。やっぱり、顔を合わせていないとコミュニケーションが取りづらい、という声をよく聞くが、そもそもテレワークをしながら円滑なコミュニケーションを実現する際に大前提となるのは、仕事の見える化をすることだ。

まず朝は、チームメンバー間で今日の仕事内容の共有を行う。何時から何時まで何の仕事をやるのか? メールやウェブのシステムを活用して時系列で記載して共有する。優先順位の修正や確認があれば電話で確認。しっかり今日の仕事内容を共有しておけば、そこにひも付いて起こるコミュニケーションの問題の多くはクリアできる。

在宅勤務やテレワークで発生するコミュニケーションの問題は、多くは「相手が何をしているか分からず、コミュニケーションが取れていない気がする」というパターンが多いのではないだろうか。大抵の場合、出社して隣のデスクで仕事をしていても、実は同じ状態が起きている。近くで顔が見えていると「今何やってるの?」「そういえば、○○の案件どうなった?」「▲▲についての報告、今やってくれない?」など、すぐに話しかけられるから、コミュニケーションが取りやすい“気がする”。しかし、裏を返せば、それは仕事が多々中断されているに他ならない。
 
 
より動きやすいチームに

どんな仕事スタイルであっても、今何をしているか? が見えていれば、「今は集中が必要な仕事をしているから、昼休憩のあとに確認しよう」とか「今日はいったん仕事がスタートしたら話せないかもしれないから、朝のタイミングで確認しておこう」など、双方向でコミュニケーションのあり方をデザインできるのだ。あえて、スケジュールの中に「午後4時~5時は相談オッケー」などと入れておくのも一つだ。

行き当たりばったりの仕事は行き当たりばったりのコミュニケーションを生み出してしまう。仕事の見える化をして、コミュニケーションの取り方をデザインすること。それができれば、これまで以上に働きやすく生産性の高いチームになるだろう。ぜひこの経験から、今後の働き方改革のヒントを得てほしい。    =毎月第3週に掲載



ひが・かなえ
(株)Life is Love代表。日本教育推進財団認定コミュニケーション・トレーナー。2児の母。客室乗務員を14年務め2012年起業。経営戦略や働き方改革・チームビルディングなどの組織活性から人事評価制度や賃金制度構築までコンサルティング。

http://www.lifeis-love.com/

過去の記事はこちらから

『週刊ほ〜むぷらざ』続・働き方ラボ[12]
第1707号 2020年4月16日掲載

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