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2020年3月19日更新

[続・働き方ラボ]時間の使い方を「見える化」

文・比嘉華奈江[11]
新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務が進んだ企業も多いのではないだろうか。もちろん在宅勤務ができない業種も多く、対策には課題が残る。

書くことで時間を意識
子どもが書いたやること、かかる時間、振り返り。自宅学習と同じように、在宅勤務でも、時間を意識することで生産性が高まる
 

仕事の質と量を意識

新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務が進んだ企業も多いのではないだろうか。もちろん在宅勤務ができない業種も多く、対策には課題が残る。

また、子どもたちの学校が休みになった地域も多い。在宅勤務ができない場合には、子どもたちを家に残して出勤ということもあるだろう。「ちゃんと宿題終わらせてね!」「うん、分かった!」という会話だけで、実際は一日子どもたちがどう過ごしたかよく分からないと不安がある親も多いかもしれない。


書き出して時間管理

在宅勤務や自宅学習時に大切な「時間管理」について考えてみたい。いわゆるTODOリスト(すべきことのリスト)とも、スケジュール管理(何時にどこで誰と会う)とも違う。時間管理は、「時間の使い方を見える化すること」なのだ。日ごろ仕事で活用しているこの時間管理術を、今回の休校に伴い、初めて5年生のわが子に教えてみた。

最初は、あまり説明せずに紙を用意して「今日は何をするか書き出してみてね」と伝えたら、ざっくりとしたTODOリストになっていた。私としては宿題のプリントは何の教科が何枚あって今日は何枚をやるのかとか、宿題以外には何をやるつもりなのか? など、時間配分や細かな内容も気になったが、朝の慌ただしい時にゆっくり話す時間がなかった。

なので翌日、「プリント1枚にだいたいどれくらい時間がかかってるんだろうね」「何日間で終わらせる予定なの?」などと10分ほど話して新たに書いてもらった。「お昼の時間とか、おやつとか休憩とかも書いていいからね〜。終わったら、今日の振り返りもしてね。多くやれば良いのではないし、予定通りにできたからすごいというものでもないよ。まずは自分のペースが分かることが大事だからね」と伝えて、仕事に出た。

その日は祖父母の家に行っていた娘だが、祖母からは「いつもより今日は何だか集中してたよ!」とのこと。娘にどうだった? と聞くと、「いつもより時間を意識して過ごせた〜」と。紙を見ると、振り返りの欄に正直に記入されていて=上図、翌日以降も書いてくれた。子どもは素直で柔軟性がある。
 
 
仕事の質と量を意識

在宅勤務も自宅学習も自律がキーワードだ。時間管理は、時間の使い方を具体的に意識する自律促進の効果がある。多くの人は自分が一つ一つの業務にどれくらいの時間をかけて仕事をしているか、その質と量を意識していない。そして優先順位が他者と同じ認識で進められているか? というのも改めて見える化し、共有してみないと分からないものだ。

在宅勤務にトライする際には、ぜひチーム内(部署メンバー間)で、上記の表のように、質と量を意識した「時間の使い方の見える化」をやってみてほしい。各自が今日の予定を記入し、朝メンバー間でメールなどを使って共有する。そして、仕事が終わる際に、朝立てた予定がどうだったのか? どれくらい予定通りできたのか、記入し、それを元に1日の振り返りを行うと人材育成にも効果的である。これは、在宅勤務だけでなく、働き方改革で生産性を上げる働き方に変える際にも有効なのだ。  

今回の思わぬ状況を糧に、予測できない未来に向けて、さまざまな視点で働き方を見直すチャンスと捉えられたら、強い組織になるのではないだろうか。



ひが・かなえ
(株)Life is Love代表。日本教育推進財団認定コミュニケーション・トレーナー。2児の母。客室乗務員を14年務め2012年起業。経営戦略や働き方改革・チームビルディングなどの組織活性から人事評価制度や賃金制度構築までコンサルティング。

http://www.lifeis-love.com/

過去の記事はこちらから

『週刊ほ〜むぷらざ』続・働き方ラボ[11]
第1703号 2020年3月19日掲載

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