タイムマネジメント
　
効率化×付加価値

生産性というと効率化が注目されるが、その先に付加価値を生み出すことを常に意識したい。人・モノ・金・時間など、費やす資源を最小限にし、生み出す付加価値、つまり提供する商品やサービスの価値を最大限にしていくことが、生産性の向上である。

残業を減らすことは、費やす労働時間を減らすことなので、それだけでは生産性が上がったことにはならない。「仕事は残っているけど、残業できないから明日に回そう」なのか、それとも、「働き方を改善し、残業をしなくても仕事が終わるようになった」のか。この二つは、大きく異なる。

後者を選択し、一人一人が自らの働き方をデザインできるようになる必要がある。そして生み出された時間で、付加価値につながる習い事や読書のような「インプット」をしていくと、生産性向上への第一歩になるのではないだろうか。


タスクの時間を書き出す

そのために、今回は誰もが身につけたい「タイムマネジメント能力」について見ていきたい。働き方改革におけるタイムマネジメントで重要になってくるのは、仕事の見通しを立ててその実績を検証することと、優先順位を誤らないことだ。朝、TODOリストを付箋やメモ等に書き出す人は多いかもしれないが、合わせてその横に「一つ一つのタスクにかける時間」を書いてみてほしい。

朝の段階で定時内で仕事を終えるためにはどうするか、優先順位を考え、作戦を練る必要がある。そして業務終了時にそれを検証する。

朝、Aという仕事を90分と見積もり、朝一番で仕上げると計画を立てたが、実際には120分もかかってしまった＝下図参照。その場合、なぜかを考える必要がある。



すると、そうだ、上司に急ぎの仕事＝上図C＝の依頼を頼まれたのだった、と気付く。でも待てよ、この仕事は、自分が午後にやろうと計画していた仕事だったなあ。上司としては朝一でやってほしかったのか。上司から数日前に依頼があった時にきちんと期日を確認して優先的に取り掛かっていれば、Aの仕事も中断されることなく90分で終わっていたかもしれないな。などの検証をしっかりとしていくことが重要だ。


チームで気付きを共有

ついつい人は、小さな仕事、自分が取り掛かりたい仕事から取り掛かる傾向がある。それぞれに仕事の仕方の癖や特徴があるので、まずは、自分とチームの人たちの働き方の現状を把握することで、改善のポイントはないか、残業の原因は何なのか、を把握しよう。今の働き方に疑問を持たずに、ただただ目の前のタスクをこなしていく、という働き方を続けていては、残業は減らない。

朝礼や終礼をしている会社も多いと思うので、ぜひ自分の「働き方」の気づきをチームに伝え、次はチームでの工夫へとつなげていってほしい。案外、自分の課題は他の人にとっても課題だったりする。これまでの当たり前を見直してみることと、会社や部署として優先すべき生産性の高い仕事は何か、共通認識を持つこともポイントだ。



ひが・かなえ
（株）Life is Love代表。日本教育推進財団認定コミュニケーション・トレーナー。2児の母。客室乗務員を14年務め2012年起業。経営戦略や働き方改革・チームビルディングなどの組織活性から人事評価制度や賃金制度構築までコンサルティング。

http://www.lifeis-love.com/

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『週刊ほーむぷらざ』続・働き方ラボ［2］
第1664号　2019年6月20日掲載